Afronden van een controle

Als je de opbouw van een rapport begrijpt en de woning hebt gecontroleerd, dan hoef je alleen nog maar op de zwarte knop rechtsonder met Controle afronden drukken. Het voltooien van de controle creëert een nieuwe pop-up waarin om bevestiging wordt gevraagd.

Wanneer je op controle afronden drukt, wordt er automatisch een PDF van het rapport aangemaakt. Dit rapport kan direct naar één of meer e-mailadressen worden gestuurd. Wanneer je op e-mailadressen klikt, zul je zien dat het e-mailadres van de gekoppelde medewerker van deze woning automatisch wordt ingevuld zodat hij het rapport over zijn woning ook direct ontvangt. Daarnaast kunnen meerdere e-mailadressen worden toegevoegd door op de plus (+) knop linksonder te drukken. Deze stap kan ook gewoon overgeslagen worden!

Nadat je op Volgende stap hebt gedrukt, wordt een ander veld geopend. Hier kan je een nieuwe controle inplannen. Deze controle wordt direct toegevoegd aan de To Do lijst van de locatie en in de werkplanning geplaatst van de medewerker die deze controle moet uitvoeren. Als je klaar bent met het selecteren van een datum, druk je op de knop met Volgende stap. Een nieuw scherm wordt geopend. Meer informatie over de To Do functie vind je hier. Deze stap kan ook gewoon overgeslagen worden!

Wanneer je tijdens het controleproces issues hebt gemeld, worden deze hier direct weergegeven onder het kopje issues. Deze Issues worden direct doorgezet naar het complete overzicht met alle gemelde Issues. Heb je inventaris de status acceptabel of slecht meegegeven? Dan staan deze onder het kopje Aan te maken Issues. Hier kan je aangeven met een vinkje of je van deze meldingen een Issue wilt maken. Dit is afhankelijk van het werkproces binnen jullie organisatie. Neem bij twijfel dus altijd even contact op met een superadmin in je organisatie! 

Maak je er geen Issue van? Dan vindt je de melding inclusief foto's en tekst wel terug op het PDF rapport, maar er wordt geen losse melding van gemaakt in SIMA zelf. Maak je er wel een Issue van? Dan komt de melding zowel in het rapport als in SIMA te staan. Deze melding kan vervolgens op opgepakt en verwerkt worden.

Het rapport kan vervolgens definitief worden afgerond door rechtsonder op de zwarte knop met Afronden te klikken. Het gegenereerde rapport is vervolgens terug te vinden onder de tegel Documenten en wordt ook direct toegevoegd aan de locatie documenten en het kopje met rapporten.