Controleren van specifieke kamers / ruimtes

Lees eerst het artikel over het maken van een controlerapport. Ga dan verder met dit artikel om een kamer/ruimte toe te voegen aan een controlerapport.

Selecteer een kamer

Je selecteert de kamer die je graag wilt controleren, door op het tekstvak onder kamers toevoegen te klikken, en vervolgens de kamer naar keuze te selecteren. Je controleert kamers dus per stuk.

In dit voorbeeld selecteer ik slaapkamer 1. Na het selecteren klik ik op het plusje rechts naast het tekstvak. De kamer wordt nu toegevoegd aan je rapport. Elke kamer heeft bij het aanmaken (indien dit goed is gedaan) een inventarislijst meegekregen. Deze wordt weergegeven wanneer je de woning hebt toegevoegd. In dit voorbeeld zie je dat slaapkamer 1 alleen maar een nachtlampje en tv heeft.

Start de controle (controleer kamer + inventaris)

Bovenaan het veld van de kamer, zie je de huidige bewoners van die kamer. Heeft de kamer geen bewoners? Dan staat er een streepje (-). 

Het eerste veld wat je vervolgens ziet, is het veld opmerking. In dit veld kan je een algemene opmerking kwijt over de betreffende kamer. Is de woning bijvoorbeeld erg vies? Of wil je iets zeggen over de staat van de kamer? Dan kan je een dergelijke opmerking in dit veld kwijt.

Onder het veld met opmerkingen zie je een veld met. controleer artikelen. Hier vind je alle artikelen terug die zijn gekoppeld aan deze specifieke kamer. De inventaris die is toegevoegd, kan je vervolgens scoren op Goed, Acceptabel of Slecht. Om even een generiek overzicht te maken van wat deze statussen inhouden (Let op! Dit kan ook afhankelijk zijn van de afspraken die jullie intern over de statussen hebben gemaakt)

• Goed: de status is goed, je hoeft niks te rapporteren over de staat van het artikel en er is geen actie benodigd
• Acceptabel: het artikel is niet meer in goede staat, maar er hoeft nog niet direct actie aan verbonden te worden. Echter wil je wel dat vastgelegd wordt dat het artikel misschien binnenkort aan vervanging toe is om vragen te voorkomen ('Waarom is hier nooit een melding van gemaakt?')
• Slecht: het artikel is in slechte staat en er is actie benodigd; het moet gerepareerd of vervangen worden. Ook kan je deze status gebruiken als een artikel mist; is deze gestolen of niet meer aanwezig? Geef het hier dan aan!

Wanneer de status van een artikel Goed is, heb je nog steeds de mogelijkheid om een foto te uploaden door gebruik te maken van de knop met het plusje (+). Gebruik je je telefoon/tablet om een controle uit te voeren? Dan kan je zowel foto's toevoegen vanuit je galerij, als direct foto's maken met je camera en deze toevoegen aan het rapport. Een foto toevoegen van een artikel in Goede staat kan van pas komen als je een nulmeting van een woning wilt maken. Zo kan je in het eerste rapport altijd de status van de artikelen terugvinden en kan je het dus ook eenvoudig aantonen als er wat mist.

Is de status Acceptabel of Slecht? Dan kan je naast een foto ook nog eens tekstueel aangeven waarom je deze status aan het artikel hebt gegeven. Omschrijf hier zo duidelijk mogelijk het probleem, zodat andere belanghebbenden ook een goede omschrijving hebben van het probleem en hier zo nodig actie op kunnen ondernemen.

Toevoegen van Issues

Zijn er meldingen die je wilt maken los van de inventaris die al wordt weergegeven? Dan kan je dit doen door een issue aan te maken. Een issue kan onder andere betrekking hebben op:

• Een hygiene melding
• Een lekkage
• Missende inventaris. Zie je bijvoorbeeld dat er artikelen in je rapport missen? Meldt het dan via een Issue zodat dit aangepast kan worden. 

Als je op de knop Issue toevoegen drukt, verschijnt er een nieuw veld.

In dit menu kan je de naam van de Issue, een beschrijving en een foto toevoegen. Vul in het vak beschrijving zo gedetailleerd mogelijk het probleem in en maak indien mogelijk ook een foto voor de vastlegging. Je kan daarnaast in het derde vak ook nog eens een label aan het issue geven om nog duidelijker te maken onder welke categorie je issue valt.

Je ziet hier diverse labels staan. Het label inventaris kan je gebruiken om aan te geven dat er een artikel mist in het rapport.

Ben je klaar met je het controleren van de eerste kamer? Dan kan je bij de knop kamers toevoegen een volgende kamer toevoegen door op het veld te klikken en de juiste kamer te selecteren. Druk op het plusje om de kamer toe te voegen, en loop bovenstaande stappen weer door.

Heb je alle kamers gecontroleerd die je moest controleren? Klik dan op Controle afronden. Meer over het afrondingproces kan je vinden in dit artikel.