Een werkplanning maken

Niet iedereen kan een werkplanning maken, over het algemeen zal alleen de afdeling planning dit doen. 

Een werkplanning wordt in de basis opgebouwd uit taken, waarbij je aanvullend nog losse agenda items kan toevoegen. In. dit artikel gaan we in op de opbouw en inrichting van de werkplanning.

To Do's in werkplanning

In andere artikelen vind je meer over wat een To Do is, hoe je een To Do kan inplannen en hoe je een To Do kan toewijzen.

Als je een To Do hebt ingepland op een datum en hebt toegewezen aan één of meerdere medewerkers, dan komt hij automatisch in de werkplanning van deze medewerker terecht. Je hoeft de taak er dus niet nog handmatig in te zetten.

Alle taken van een medewerker die zijn gepland op dezelfde dag, komen onder elkaar te staan. In de derde alinea van dit artikel lees je meer over het wijzigen van de volgorde van taken.

Als je op een To Do in de agenda klikt, krijg je direct alle informatie hiervan te zien. Dit is hetzelfde overzicht als die je via de To Do tegel zou krijgen. 

Vanuit hier kan je dus ook een To Do alsnog updaten of opmerkingen toevoegen / bekijken. Hiervoor hoef je dus niet eerst terug te gaan naar het To Do overzicht. 

Wij raden altijd aan om met 2 schermen te werken waarop je op beide SIMA hebt open staan; op scherm 1 staat het To Do overzicht open (Tip: doe dit in kaartview, zo zie je direct welke To Do's dicht bij elkaar liggen!), op de andere de werkplanning . Zo kan je eenvoudig zien welke medewerker wanneer nog ruimte heeft en kan je de To Do's makkelijk inplannen.

Losse agenda items in werkplanning

Naast To Do items, kan je ook algemene agenda items in de werkplanning plaatsen. Deze staan dus los van de To Do's en dus ook los van zaken die op locaties moeten gebeuren. Maak hier ten alle tijde een To Do voor aan zodat het ook goed gelogd wordt!

Onder losse agenda items verstaan wij bijvoorbeeld; vergaderingen, bijeenkomsten, corvee rooster etc, dus meer interne items.

Je maakt een los agenda item aan door op het zwarte plusje rechtsboven in de planning te klikken. Er opent een nieuw scherm.

In het veld zie je de volgende schermen:

1. Herhaald: hier kan je kiezen of je het agenda item wil herhalen, en zo ja hoe vaak. Wanneer je op het veld met herhaald klikt, opent een dropdown menu. Hieruit kan je kiezen of en hoe vaak je een item wilt laten terugkeren.
2. Startdatum: hier geef je aan wanneer het agenda item voor het eerst in de agenda moet verschijnen. Heb je er voor gekozen in het agenda Item te laten herhalen? Dan verschijnt daarnaast ook een vakje met einddatum; dit is de laatste keer dat de herhaling zal plaatsvinden. Vul je hier niks in? Dan blijft hij oneindig doorherhalen
3. Naam: dit is de omschrijving die je terugziet in de agenda, dus bijvoorbeeld 'wekelijkse vergadering'
4. Gebruikers: hier geef je aan bij welke gebruiker dit item in de agenda moet komen te staan. Deze mensen krijgen ook een notificatie in hun mail en zien het item terug in hun planning in SIMA.

Het item ziet er vervolgens zo uit in de planning (vergadering).

Schuiven van items in de werkplanning

Nadat je de To Do items in de werkplanning hebt verwerkt, kan je de agenda items ook nog eens in de goede volgorde plaatsen. De meest logische volgorde is om bovenaan de werkplanning van een medewerker, de taken neer te zetten die hij/zij die dag eerst moet uitvoeren. Vervolgens kan de medewerker zijn planning naar beneden afwerken. Let er dus altijd even op dat dit een logische volgorde heeft zodat ze hier blind op af kunnen gaan.

Je ziet hier de mobiele weergave van een planning, maar uiteraard kan je deze actie ook op desktop uitvoeren. Je ziet hier pijltjes staan naast alle taken van de medewerker Demo op 6 oktober. Als je op een pijltje naar boven/beneden drukt, dan verschuift het item naar de juiste plek. Zo kan je items dus in de juiste (logische) volgorde plaatsen.