CRM-module

Gewijzigd op Vr, 21 Aug om 11:46 AM

CRM-module binnen SIMA

De CRM-module van SIMA ondersteunt het volledige commerciële verhuurproces: van een eerste aanvraag en het selecteren van geschikte locaties tot een getekende overeenkomst en het versturen van facturen.

De module is ontwikkeld voor huisvesters en uitzendbureaus die woningen of bedden verhuren aan externe partijen.

SIMA ondersteunt het opstellen en versturen van facturen, maar is geen financieel administratiesysteem. In SIMA wordt daarom niet bijgehouden of een factuur daadwerkelijk is betaald. De factuurgegevens kunnen wel worden geëxporteerd en bijvoorbeeld in Exact worden ingelezen.

De CRM-flow

De CRM-flow is vergelijkbaar met de Issue- en To Do-flow binnen SIMA. Een aanvraag doorloopt steeds een aantal opeenvolgende statussen:

Aanvraag
Locaties selecteren
Voorstel opstellen
Voorstel versturen
Voorstel accepteren
Verkoopovereenkomst opstellen
Getekende overeenkomst uploaden
Facturen opstellen en versturen

1. Een aanvraag aanmaken

Het proces begint met een aanvraag. Deze kan op twee manieren binnenkomen:

Intern: een medewerker maakt de aanvraag zelf aan via het plusje, bijvoorbeeld wanneer een potentiële klant telefonisch contact opneemt.
Extern: de klant vult zelf een extern aanvraagformulier in. Dit formulier kan bijvoorbeeld worden gedeeld via de website, een nieuwsbrief of een rechtstreekse link.

In het aanvraagformulier zijn verschillende velden verplicht. Deze informatie is nodig om later automatisch een volledig voorstel te kunnen opstellen.

Belangrijke onderdelen zijn:

Tenant: de partij die de aanvraag indient en de huisvesting gaat afnemen.
Billing information: de BV of entiteit vanuit waar de verhuur wordt gefactureerd.
Werklocatie: de plaats waarbij de gezochte huisvesting in de buurt moet liggen.
Financiën: het maximale beschikbare budget voor de huisvesting.
Periode en capaciteit: de gewenste huurperiode en het benodigde aantal bedden.

SIMA toont de dichtstbijzijnde locaties als eerste. Daarom is het belangrijk om bij de werklocatie aan te geven rondom welke plaats naar huisvesting gezocht moet worden.

2. De aanvraag bekijken

Na het opslaan wordt een detailoverzicht van de aanvraag aangemaakt. Hierin vind je verschillende onderdelen:

Specificaties: alle gegevens en voorwaarden uit de aanvraag.
Locaties: de locaties die mogelijk geschikt zijn.
Logs: een overzicht van uitgevoerde acties en statuswijzigingen.
Documenten: de documenten die bij de aanvraag horen.

Bij de specificaties is onder andere zichtbaar of de aanvraag intern of extern is aangemaakt:

Intern: door een medewerker in SIMA ingevoerd.
Extern: ingediend via het externe aanvraagformulier.

3. Geschikte locaties selecteren

Onder Locaties toont SIMA welke locaties aansluiten op de aanvraag. Hierbij worden ook conceptlocaties meegenomen.

De gebruiker kan één of meerdere geschikte locaties selecteren. Op basis daarvan kan vervolgens een voorstel worden gemaakt.

Een voorstel kan:

per locatie afzonderlijk worden opgesteld; of
meerdere locaties in één gebundeld voorstel bevatten.

Om een voorstel te kunnen maken, moeten minimaal de gewenste datum en het aantal bedden bekend zijn.

4. Een voorstel opstellen en versturen

SIMA gebruikt de gegevens uit de aanvraag en de geselecteerde locaties om het voorstel zo veel mogelijk vooraf in te vullen.

Het voorstel kan in verschillende talen worden aangemaakt en vervolgens rechtstreeks naar de klant worden verstuurd.

Na verzending verandert de status naar Openstaand voorstel. Dit betekent dat het voorstel bij de klant ligt en dat er op een reactie wordt gewacht.

Zolang de flow nog niet naar de volgende status is gebracht, kan het voorstel worden aangepast. Dit is handig wanneer tijdens de onderhandelingen bijvoorbeeld de prijs, periode, capaciteit of gekozen locatie verandert.

5. Van voorstel naar verkoopovereenkomst

Wanneer de klant het voorstel accepteert, kan het voorstel worden omgezet naar een definitieve verkoopovereenkomst.

Hiervoor kan de organisatie een eigen overeenkomsttemplate aanleveren. Wij zetten dit template één-op-één klaar in SIMA, inclusief de gewenste huisstijl en inhoud. De gegevens uit de aanvraag en het geaccepteerde voorstel worden vervolgens gebruikt om de overeenkomst in te vullen.

Nadat de overeenkomst door de betrokken partijen is ondertekend, kan de getekende versie weer in SIMA worden geüpload. Het document wordt dan direct gekoppeld aan de juiste klant, aanvraag en locatie.

6. Facturen opstellen en versturen

Vanuit de overeenkomst kunnen conceptfacturen worden aangemaakt. Deze zijn op basis van de beschikbare gegevens al zo veel mogelijk vooraf ingevuld. De gebruiker hoeft de factuur daardoor alleen nog te controleren en waar nodig aan te passen.

Facturen kunnen vervolgens:

vanuit SIMA rechtstreeks worden verstuurd;
worden geëxporteerd voor verwerking in een financieel systeem;
individueel worden gefinaliseerd;
in bulk worden gefinaliseerd.

Het is mogelijk om facturen voor meerdere toekomstige maanden vooraf klaar te zetten. Daardoor hoeft de facturatie niet iedere maand opnieuw vanaf nul te worden opgebouwd.

SIMA registreert niet of een factuur betaald is. Voor de financiële verwerking en betalingsregistratie kunnen de gegevens bijvoorbeeld via een export in Exact worden ingelezen.

Voorbereiding vóór ingebruikname

Voordat de CRM-module wordt ingericht, is het belangrijk om eerst de facilities en bijbehorende kosten goed in SIMA vast te leggen.

Denk bijvoorbeeld aan:

huurprijzen;
schoonmaakkosten;
servicekosten;
energie- en nutskosten;
linnengoed;
internet;
aanvullende diensten.

Deze kosten moeten waar mogelijk aan de juiste grootboekrekeningen worden gekoppeld. Een correcte basisinrichting zorgt ervoor dat:

voorstellen automatisch met de juiste kosten worden opgebouwd;
overeenkomsten vollediger en consistenter zijn;
conceptfacturen correct worden vooringevuld;
gegevens eenvoudiger naar Exact of een ander backofficesysteem kunnen worden geëxporteerd.

De kwaliteit van de CRM-flow is dus sterk afhankelijk van de inrichting van de locaties, facilities, tarieven en financiële gegevens.