Mijn organisatie: Automatische To Do's

Via de Mijn Organisatie pagina, kan je vanaf nu ook automatische To Do's instellen, wijzigen en inzien. Je komt op de Mijn organisatie pagina, door rechtsboven in SIMA op het poppetje te klikken, hier kan je kiezen voor Mijn Organisatie.

Vervolgens kom je op onderstaande pagina terecht; je ziet dat we hier een tabje met Automatische To Do's hebben toegevoegd.

Automatische To Do's aanmaken

Je kan Automatische To Do's aanmaken door op het plusje rechtsboven te klikken, je komt hiermee op het volgende scherm terecht. Je wordt hiermee stap door stap door het aanmaakproces heen geleid.

Stap 1: Je ziet in stap 1 alle Trigger momenten waaruit je kan kiezen. De trigger is het specifieke moment waarop een To Do kan worden ingeschoten. Deze lijst zullen wij door de tijd heen verder uitbreiden. De triggers die we jullie nu kunnen aanbieden zijn als volgt:

• Opslaan van een nieuwe concept locatie -> op het moment dat jij voor het eerst een concept locatie opslaat, wordt deze To Do getriggerd
• Opslaan/publiceren van een nieuwe locatie -> op het moment dat jij voor het eerst een nieuwe locatie opslaat OF een concept locatie publiceert en daarmee actief maakt, wordt deze To Do getriggerd
• Het inchecken van een nieuw stay -> op het moment dat jij via een incheckrapport een nieuwe bewoner incheckt in een woning, wordt deze To Do getriggerd
• Het archiveren van een woning -> op het moment dat je een locatie archiveert, wordt deze To Do getriggerd
• Antwoord op vraag (ja/nee) -> op het moment dat je een SNF vraag in een inspectierapport met JA of Nee beantwoord (deze keuze mag je in stap 2 zelf maken), wordt deze ToDo getriggerd
• Antwoord op vraag (datum) -> op het moment dat je op de SNF vragen in het controlerapport met een datum (brandblusser + CV ketel gecontroleerd tot) antwoord, kan je een To Do laten tripleren 60 dagen voordat de gecontroleerd datum bereikt wordt

Stap 2: In stap 2 kan je inhoudelijke informatie kwijt over de To Do.

• Naam: dit is de naam die de To Do krijgt
• Omschrijving: dit is de opmerking/beschrijving van de To Do. Bovenaan in stap 2 zie je text templates staan; dit zijn voor geprogrammeerde opties die je kan toevoegen aan de beschrijving. Als je op een template optie kiest (in dit voorbeeld; Locatie Naam), dan kopieert hij dit template. Deze kan je vervolgens plakken in de beschrijving. Dit ziet er als volgt uit

Op de plek waar je nu het template ziet, komt in de daadwerkelijke To Do de naam van de locatie te staan. Elke To Do trigger heeft zijn eigen passende template opties die je kan kiezen. Je kan hier gebruik van maken, maar je kan ook je eigen tekst typen.

• To Do Label: kies hier uit de beschikbare labels in SIMA, de ToDo zal standaard dit label meekrijgen
• Deadline moment: hier kies je vanaf welk punt we de deadline van de To Do moeten rekenen. Elke To Do trigger heeft eigen deadline momenten waar je uit kan kiezen. Het inschieten van de To Do is altijd een punt vanaf waar we de deadline kunnen rekenen, bij deze specifieke trigger kan je bijvoorbeeld ook nog kiezen uit de contract ingangsdatum

• Aantal dagen deadline: hier kan je kiezen hoeveel dagen VOOR of NA het gekozen deadline moment, je deadline echt wil inplannen. Dus stel je hebt als deadline moment gekozen; het inschieten van de To Do. Dan kan je de deadline bijvoorbeeld 14 dagen na het inschieten van de To Do instellen. Als je To Do dan op 1 maart wordt ingeschoten, dan staat de deadline op 15 maart.
• Toegewezen aan: hier kan je kiezen aan wie deze To Do moet worden toegewezen. Je kan hier kiezen uit een lijst met alle SIMA gebruikers in jullie omgeving. Je kan een To Do toewijzen aan meerdere gebruikers!

Stap 3: in stap 3 kan je checklist items toevoegen aan een To Do. Ook hier hebben we een aantal templates die je kan gebruiken; deze verschillen per To Do. Als je klikt op een template item, dan wordt deze direct als checklist item toegevoegd. Klikt op de zwarte knop 'Toeveogen' om eigen checklist items aan te maken.

Stap 4: in stap 4 kan je artikelen toevoegen aan de To Do. Je kan hier kiezen uit alle artikelen uit jullie Inventaris tegel in SIMA.

Na stap 4 kan je de Automatische To Do opslaan. Je kan hem terugvinden in je overzicht met alle Automatische To Do's. Je kan een automatische To Do verwijderen door op het prullenbakje te klikken, en wijzigen door op het potloodje te klikken.

Let op: alleen superadmins kunnen Automatische To Do's aanmaken, wijzigen en verwijderen.