CRM update - aanpassingen in facturatie

We hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan een update van onze sale / CRM module. Met deze update is de module een compleet pakket geworden waarmee je de inhuur- en verhuurtrajecten van locaties volledig kan beheren in SIMA. Van het moment van aanvraag voor huisvesting tot aan het moment dat er een contract moet worden opgesteld en facturen verstuurd moeten worden, het kan allemaal beheerd worden in SIMA. Om dit mogelijk te maken, hebben wij een aantal zaken aangepast binnen de facturatie module.

Facturatie aanpassingen

• Er zijn meer velden toegevoegd bij de facturatie tegel. Zo werd voorheen de factuurdatum altijd gezet op de dag dat de factuur verstuurd werd, maar is deze vanaf nu ook gewoon beheerbaar en aan te passen binnen de factuur zelf of in een aparte modal wanneer je facturen in bulk verstuurt. Daarnaast kan je ook de vervaldatum nog beter zelf beheren. Hier is een extra stuk logica ingebouwd die als volgt werkt:
  • Op de debiteur zelf kan je een betalingstermijn instellen, dit was al zo. Vul je deze niet in, dan is de standaard waarde die wij hanteren 14 dagen. Op de factuur zelf kan je de betalingstermijn ook altijd nog invullen of muteren. Deze betalingstermijn wordt gehanteerd bij inhuurfacturen, To Do facturen of losse facturen
  • Maak je een verhuurfactuur aan vanuit een Sale, dan hanteren wij een ander stukje logica. Heb je een factuur gegenereerd voor de maand januari, dan is de vervaltermijn de laatste dag van de maand ervoor. Dus in dit geval 31 december. De huur voor januari moet dus uiterlijk altijd voor de start van de nieuwe maand betaald zijn.
  • Belangrijk om te weten! Verstuur je facturen in bulk, dan krijg je voor verzenden altijd nog de vraag of je alle facturen dezelfde betalingstermijn wil meegeven. Mochten facturen dan op dat punt verschillende betalingstermijnen hebben, dan kan je ze in bulk corrigeren mocht dit wenselijk zijn.
• Je kon voorheen nog geen concept facturen verwijderen, dat is vanaf nu wel mogelijk met de toegevoegde checkboxen voor facturen
• Met de toegevoegde checkboxes uit het vorige punt, kan je ook zelf aanvinken welke facturen je allemaal tegelijk wil versturen. We hebben een bulkactie waarmee je kan filteren welke facturen je wil verzenden, maar met deze functie kan je ook een handmatige selectie maken
• Elke invoice regel hangt vanaf nu ook aan een kostenplaats. De logica hierbij is dat elke locatie aan een kostenplaats hangt (kostenplaats = een veld op locaties waar nu automatisch het SIMA ID wordt ingevuld, deze kan je overschrijven), en deze kostenplaats hangt onderwater dus ook aan elke factuurregel die bij deze locatie hoort. Als je een facturatie export uitdraait OF als we facturen doorschieten naar je boekhoudpakket, wordt deze dus ook gewoon netjes meegegeven
• Elk artikel kan vanaf nu een default voorziening/facility meekrijgen. Facturen die vanuit To Do's worden gemaakt, zijn facturen waaraan artikelen hangen. Die artikelen hadden echter voorheen geen voorziening aan zich gekoppeld en daardoor ook geen grootboeknummer en btw percentage. Binnen de Mijn organisatie tegel is daarom een veld toegevoegd waarbij je kan aangeven welke standaard voorziening aan alle artikelen mag hangen. Uitzonderingen? Je kan het op de factuur zelf altijd nog aanpassen!
• Het verplicht invullen van het veld 'Ter attentie van' op facturen is vanaf nu geen verplichting meer maar een optioneel veld.
• Op een (ver)huurder relatie binnen de mijn relaties tegel kan je met een checkbox aangeven of je op de facturen van deze relatie, graag wil laten zien voor welke aantallen de factuurregel geldt. Dus stel je verhuurt een woning aan deze relatie met 4 bedden (dus voor 4 personen), dan zie je in elke factuurregel (4p) achter de naam van de regel staan; huur (4p), bedlinnen (4p), energie (4p) etc. Klik je de checkbox niet aan, dan zie je deze toevoeging niet op je factuurregels staan
• Op een (verhuurder relatie binnen de mijn relaties tegel kan je met een checkbox aangeven of deze relatie gebruik wil maken van verzamelfacturen. Mocht deze relatie meerdere sales op zijn naam hebben staan waarvoor je een factuur wil genereren, dan zal SIMA in dat geval 1 factuur genereren voor alle lopende sales samen. Klik je deze checkbox niet aan, dan maakt SIMA per sale een aparte factuur aan.
• Op de (ver)huurder relatie kan je aangeven of dit een interne of externe relatie is, dit kan invloed hebben op de BTW percentage en grootboeknummers die bij de factuurregels horen
• Op de (ver)huurder relatie kan je aangeven of een PO nummer meegeven op een factuur verplicht is. Zo ja, dan kan een factuur niet verstuurd worden totdat deze is ingevuld. Zo niet, dan kan je hem vrij versturen.
• Bij het aanmaken van een factuurregel had je voorheen de mogelijkheid om te kiezen welk grootboeknummer je aan de factuur wil hangen zodat vervolgens het correcte BTW percentage werd meegenomen. We hebben de grootboekselector nu echter vervangen voor een facility selector. In plaats van dat je dus kiest welk grootboeknummer er bij een factuurregel hoort, kies je nu welke type kosten er bij horen. Op basis van het type kosten die je hier selecteert, wordt op de achtergrond alsnog het juiste grootboeknummer bepaald en de daarbijbehorende BTW code.

0 Votes